在網絡的廣闊平臺上，一位國有企業行政檔案管理員的傾訴引起了廣泛關注。他負責的項目公司合同如同月末的潮水，洶涌而至，讓他深陷于整理、記錄與封存的繁重工作中。盡管公司配備了規模宏大的存儲室，檔案排列得井井有條，但在尋找陳年合同時，仍需耗費大量時間與精力，這令他倍感困擾，不禁發問：“如何能讓合同管理更加高效？”
實際上，這位網友的困擾并非個例，眾多企業在合同管理上都面臨著相似的難題。在數字化浪潮席卷全球的今天，如何高效地管理合同檔案，并挖掘其潛在價值，已成為企事業單位亟待攻克的關鍵課題。
合同，作為企事業單位經濟活動與人事管理的重要憑證，在維護其合法權益方面發揮著舉足輕重的作用。因此，加速合同檔案管理的信息化建設，顯得尤為迫切。
自2021年新版《中華人民共和國檔案法》實施以來，檔案的信息化建設得到了法律層面的全面與系統規定，電子檔案的法律地位和憑證作用得到了明確。特別是該法的第五章“檔案信息化建設”，詳細規定了電子檔案管理的各項要求，包括積極推進電子檔案管理信息系統的建設、確保與辦公自動化系統等的銜接、通過安全網絡或存儲介質移交電子檔案等。
要實現數字化檔案管理，首要之舉是革新傳統的紙質合同簽署模式。電子合同能夠與企業各類系統無縫對接，顯著降低紙張、快遞及人工成本，使合同檔案管理變得更為簡便與高效。
在檔案管理環節，電子合同在線簽署后，系統會自動通知歸檔人員進行歸檔操作，歸檔信息詳盡且關鍵，如合同金額、期限及執行狀態等。此外，電子合同管理系統還支持關鍵詞搜索與按組織架構、文件類型分類查找，使得文件歸類更為便捷。合同歸檔后，系統還會自動加密處理，借閱需申請權限，且權限設置精細，可根據時效性自動回收。
隨著電子合同功能的持續完善，傳統紙質合同簽署的全流程均可在線完成，為未來的合作提供了更多安全保障與便利。
作為全證據鏈電子簽名領先者，簽盾致力于為企業、政府及個人用戶提供安全合規、高效便捷的數智化電子簽名解決方案，支持公有云、混合云、私有云等多種部署方式，包括SaaS平臺、開放API、定制化等靈活解決方案，可快速接入各類辦公系統，滿足不同企事業單位的數字化需求，已服務了超過100000的用戶，覆蓋30多個行業、超過100個細分領域。
在數字化時代，電子合同正逐步重塑企業的合同管理流程，引領檔案管理進入全新紀元。還沒使用電子合同簽約管理的朋友，趕快行動起來，可以先前往簽盾電子合同簽約平臺進行免費的產品試用，先了解一下電子合同簽約，然后根據自己的需求做出更加正確的選擇，不花錢就能快速上手，讓自己的合同簽署也變得高效便捷起來吧。
