高等院校作為教育行業的重要組成部分，在培養高素質人才、推動社會進步及服務國家發展等方面，具有舉足輕重的作用。
在高校日常事務中，存在大量文件處理工作，包括招生錄取、教學管理、科研管理、人事管理等，且人員規模非常龐大。據數據顯示，2023年我國各種形式的高等教育在學總規模為4763.19萬人，2024年國內高校畢業生人數達到了1179萬。在如此龐大的群體下，高校每年需要處理的文件需以億計。
傳統的紙質合同簽署流程繁瑣、效率低下，而且在如此龐大的業務量下，高校每年因此產生的紙張打印、合同文件郵寄成本等，都要以億元計算。并且，與其他行業不同，高校業務過程復雜，涉及檔案文件類別眾多，同時有著學生、教師、管理人員等眾多參與主體，這都會給文件的傳遞、歸檔等加大難度，同時也增加了檔案的管理成本和安全隱患。
電子合同簽約方式的出現，可以完美解決這些問題。通過將紙質文件數字化，實現紙質合同的數字化簽署、證書電子化發放等，有效簡化業務流程，降低文件傳遞成本，保障文件安全。提高業務效率的同時，也有助于降低高校各業務環節參與人員的時間、管理等成本。
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常見痛點
1、各類證明材料簽字蓋章流程復雜
在校師生開具的各類證明類材料，需要走復雜的簽字審批流程，如果涉及到校外機構的文件材料等，還面臨著大量的溝通、人員奔波等成本，非常耽誤事情的辦理進程。
2、文件真偽辨別難
學生各學科成績單易偽造，紙質成績單成績被篡改難察覺，且缺乏有效的核驗手段，在驗證成績真實性過程中缺乏有效通道。
3、數據統計難，人工處理容易出現誤差
在畢業季等節點，學校需要對學生就業情況進行統計歸總，三方協議、畢業證、學位證等紙質材料的整理全部由人工處理統計，在如此高強度的工作量下極易出現人為失誤，影響最終數據統計的準確性。
4、印章管理及使用瓶頸明顯
很多高校都有分校，有些校區甚至不在同一地，異地的分校、學院要蓋學校公章只能來回跑，嚴重拉長簽章周期。遇到緊急事務因審批領導出差、不在校等，無法進行簽字審批，很影響事務的辦理。并且，在入學季和畢業季等節點，需要蓋章的文件眾多，人工蓋章容易出現漏簽、錯簽等情況。
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解決方案
隨著近年移動化、在線化等信息技術的發展，從技術層面推動了高校教育模式和信息化模式的轉型變革。近年來教育部也推出多個相關政策指導，要求高校加快信息化時代教育變革，建設智能校園，以信息化手段優化辦公流程，逐步實現全流程、全業務線上辦公。
在電子合同簽約領域，為高校搭建電子簽名基礎設施平臺，是近些年重要的課題。簽盾通過為高等院校提供圍繞簽署的一系列服務，從文檔制作開始，到文檔的歸檔存儲管理，乃至簽署完成時提供全鏈路的存出證服務，覆蓋電子合同簽約的全過程、全場景，滿足高校數字化簽署的各種核心訴求。
簽盾【獨立部署產品解決方案】，可以為高校用戶進行專業化后臺管理系統和簽章系統部署，將電子簽名與電子合同管理能力，接入高校各類業務系統，鏈接高校信息化通路。既滿足用戶核心數據不出本地的需求，也滿足用戶需要結合自身業務特點打造獨有簽署流程的需要，針對具體業務場景進行差異化處理解決，以讓電子簽名簽署更順暢。
方案特點：
（1）本地化部署，可實現獨享服務器資源。
（2）獨家原文沙箱技術，核心數據不出網，保證客戶隱私安全。
（3）集中化管理組織印章，確保用印安全。
（4）可根據場景需求定制開發，滿足各種內外部簽署需求。
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場景應用
1、提交申請/資料簽署
在師生遇到需要學校簽字蓋章的文件時，通常流程是在教務系統當中發起申請，審批通過后由于高校現有的系統不支持線上簽字蓋章，需要線下跑流程，非常的麻煩且耽誤時間。
通過簽盾電子合同簽約平臺，師生承諾書、電子成績單等可直接線上完成簽字蓋章，且材料審批通過后能直接通知提醒到相關申請人員進行下載保存，不需要線下跑流程即可完成。
2、內部審批簽署
高校內部常見的用印審批流程，大多在OA系統中發起申請，經由各審批節點領導批準后，才會到最終的用印環節，期間還可能涉及到領導的簽批意見、領導簽字、表單格式轉換等特殊需求，非常的麻煩。
通過簽盾電子合同簽約平臺，可以與高校OA等業務系統中的審批流程深度打通，實現H5表單簽署，支持在不同審批節點提供領導關于文件內容的批注及簽署動作的連貫性，覆蓋報銷流程、評優申報審批、研究生畢業論文答辯審批等各種場景。
3、證明類文件簽署
在高校教務系統中，經常會遇到學生成績單、學生學籍證明、教工職稱證明等各類證明材料申請，文件種類多、格式不一且數量大，業務平臺不具備在線批量簽章功能，若線下蓋章費時費力，工作量巨大，并存在法律風險。
通過簽盾電子合同簽約平臺，在高校教務系統中引入電子簽署能力，通過身份認證對學生和教職工身份進行認證，在需要出具證明材料時，相關人員僅需登錄學校相應的教務系統就可以申請，審批通過后可以自主下載。
4、合同協議類簽署
在高校日常事務中，會遇到各種合同協議類文件需簽署，包括招標、采購、人事招聘等電子文檔，實習就業協議，畢業生就業推薦表等等，原有的業務系統無法進行電子簽章，需要師生等相關辦事人員在高校業務系統中提交申請，然后拿打印下來的紙質合同文件跑到相關部門去簽字蓋章，如果遇到不在一個校區甚至是高校下屬院校，辦理完結非常的麻煩。
通過簽盾電子合同簽約平臺，可以對接高校教務系統、就業管理系統以及OA軟件等，實現就業協議書3分鐘內在線網簽辦結，讓畢業生、實習單位以及學校遠程在線簽署就業協議，不需要學生返回學校簽字蓋章，節省學生的成本。
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客戶案例
某大學有著大量的文件處理工作，為加速智能校園建設，以信息化手段優化辦公流程，逐步實現全流程、全業務線上辦公，需要在網上辦事大廳、人事管理、圖書館管理等校務系統中引入電子簽名技術，實現教職工證明文件、學生畢業相關文件、圖書館收錄檢索等相關文件的在線簽署、“不見面”辦理。
通過與簽盾合作，本地部署簽盾電子合同簽約平臺，通過API對接服務，與高校內部的辦事系統打通，統一接入電子簽名能力，所有簽署全部放在線上進行，不需要線下跑流程，大幅提升辦事效率，也節省相關辦事人員的時間。并且，所有出具的文件資料都可以進行數據留存，在系統中進行存儲管理，大幅降低高校文檔存儲管理成本，加速智慧校園的建設建成。
1、畢業生“零跑腿”，各類表單文件線上辦
引入電子簽名技術后，該校畢業生們在畢業季各種證明材料申報等，都可以在線填報申請，學校接到學生的選調生報名表、等級證書復印件、統招統分證明表等各類表單證明文件，都可以在線完成簽署和審批工作，不僅效率得到大幅提升，而且在校外實習的學生不需要返回學校跑流程，實現“零跑腿”在線辦理。
2、文獻收錄線上辦，學術工作更輕松
師生申請圖書館收錄其學術論文時，申請人無需跑腿圖書館線下登記申請，直接在線上系統按要求填寫“查收查引委托單”、“論文清單”，提交至相關郵箱，圖書館工作人員確認后可生成電子版檢索證明并加蓋電子簽章，直接發送至申請人的電子郵箱中，全程線上辦理。
3、教職工證明文件自助開，效率直線提升
該大學教職工人數已突破4200余名，當教職工人員需要開具在職證明、收入證明、職稱證明等各類人事證明文件時，不再需要前往各部門線下蓋章，直接通過人事系統在線提交申請，系統將自動匹配相關的證明文件，在導入該教職工的相關個人信息后加蓋合法有效的電子簽章。并且，教職工人員可自行下載打印，非常的輕松方便。
除此之外，在招標采購、內控管理等方面，也可利用電子簽名系統進行電子合同簽約，與高校財務系統、檔案系統集成，跟蹤管理合同履約情況、歸檔情況，并具備自動生成合同臺賬的能力，構建高校合同全生命周期的管理體系。
簽盾是全證據鏈電子簽名領先者，以安全合規為核心，以技術創新為驅動，致力于為企業、政府及個人用戶提供安全合規、高效便捷的數智化電子簽名解決方案，實現各行業具體業務場景與電子簽名的全鏈路數字化閉環，簡化簽署流程，確保每一份簽名的法律效力，助力降本增效。
簽盾旗下擁有電子合同簽約平臺、電子合同簽約管理系統（混合云/私有云）、UKey電子章、電子簽約釘釘版、開放平臺、電子數據存證管理平臺等產品，目前已為30+行業，超100000客戶打造“簽約簡單，盾守保障”的數字化簽署體驗。
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