企業經營辦公中,會涉及到內部溝通管理中文件蓋章、勞務合同簽署等,外部銷售經營中銷售合同、采購合同以及各類需要蓋章的文件。相較于紙質簽章存在異地簽章不便、流程繁瑣、管理成本高、冒簽代簽、蘿卜章等問題,電子簽章為數字化辦公帶來了便利。
電子簽章簡化了簽章的流程,提高了簽章效率
紙質簽章不僅需要線上編輯流轉到線下打印蓋章,而且簽署過程容易因領導不在、印章外帶等各種突然狀況增加簽約的周期,紙質合同、文件簽章后,進行存儲管理容易因量大堆積,并且年久易丟失、破損。
電子簽章是通過電子的形式訂立的合同、文件。并且是通過第三方電子合同簽約平臺進行簽訂存儲的,根據《電子合同在線訂立流程規范》指出,采用第三方電子合同簽約平臺才能保證其過程的公平性及結果的有效性。用戶在平臺上進行注冊并主體認證,確保了簽約主體的身份真實,通過平臺發起、發送并完成合同簽署,全程都在線上操作,無需面對面,不受時間、地域的限制,隨時隨地想簽就簽,大大提高了簽章效率。
電子簽章管理更便捷,節省了成本
紙質簽章不僅需要打印紙張,而且簽章后的合同、文件需要占用物理倉儲空間,一旦合同、文件的數量大,歸檔整理麻煩,也容易出錯。此外,實體印章的管理也容易因管理不當,出現冒簽代簽等問題。
電子簽章通過電子化的形式進行存儲和管理,包括印章、合同文件等,電子印章的申請需要符合《電子簽名法》的規定,滿足真實身份、真實意愿、簽名未改、原文未改的條件,電子印章授權使用,通過授權可以清晰的記錄使用時間、簽章文件等信息,確保了用章的安全。此外,電子合同、文件存儲在平臺上,提供智能歸檔、查閱等服務,操作簡單便捷。
電子簽章保證了數據存儲安全,簽約過程有法律保障
紙質簽章面對面或郵寄簽署的行為過程,通常是無第三方公證的,容易出現偽造、篡改等風險,一旦發生合同糾紛,取證和維權過程難。
電子簽章通過平臺采用區塊鏈、時間戳、哈希等技術手段,對電子合同簽約過程中簽約主體、簽約文件、時間、地點等數據進行存證并保全,確保了電子合同簽署過程及簽章文件的法律效力,并且還接入了公證處、司法鑒定中心、仲裁委等機構,一旦發生合同糾紛,可提供有效的公證及出證報告,提供網絡仲裁服務,保障用戶的合法權益。
