隨著無(wú)紙化辦公時(shí)代的到來(lái)，人們都在追求更簡(jiǎn)潔的生活和工作方式。而利用現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)的便捷性及電子技術(shù)的先進(jìn)性來(lái)推動(dòng)企業(yè)管理，提高管理效率，是眾多企業(yè)追求的目標(biāo)，此種選擇既跟隨了時(shí)代進(jìn)步的大潮流，也節(jié)約經(jīng)營(yíng)管理成本。
“電子合同”的普及運(yùn)用是大趨勢(shì)，其背后真實(shí)運(yùn)作的是數(shù)據(jù)，而非實(shí)物本身，它突破了傳統(tǒng)證據(jù)材料的存在狀態(tài)，具備多方面的優(yōu)勢(shì)和好處。
1、在線簽署，效率高
電子合同通過(guò)線上身份認(rèn)證，合同文本的上傳，生成電子簽名后即可在線上完成合同的簽署，簽字、蓋章具有即時(shí)性，能很好的減少合同簽署過(guò)程中產(chǎn)生悔約的可能性，最大限度的促成交易，提高合同簽署的效率。
2、簽署成本低
與傳統(tǒng)的異地簽署合同需要郵寄簽字蓋章相比，電子合同無(wú)需郵寄紙質(zhì)文本，只需要上傳合同文本即可，不產(chǎn)生簽署合同的郵寄費(fèi)用，甚至打印、裝訂費(fèi)等相關(guān)的費(fèi)用均可省去，極大地降低了合同簽署過(guò)程中的成本。尤其是對(duì)于與境外客戶合同的簽署，具有很高的實(shí)用價(jià)值。
3、合同管理簡(jiǎn)單，成本低，易查閱
從合同管理的角度來(lái)看，電子合同簽署后，可由簽署人下載保存，同時(shí)也由電子合同簽署平臺(tái)進(jìn)行線上保存，當(dāng)然我們還可以選擇由相應(yīng)的公證機(jī)關(guān)的系統(tǒng)進(jìn)行保存，其對(duì)應(yīng)的是數(shù)據(jù)的保存與分類，所以對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行線上保存更簡(jiǎn)單、方便，利用電子數(shù)據(jù)整理、分類工具，可很好的對(duì)電子合同進(jìn)行分類管理，避免人為分類操作帶來(lái)的失誤，同時(shí)，基于電子系統(tǒng)的分類管理，線上調(diào)取、查閱的問(wèn)題就迎刃而解了，線上電子合同的管理及查閱都較傳統(tǒng)合同管理而言更具有優(yōu)勢(shì)。電子合同不需要場(chǎng)地，更不需要專人的保存及管理，所以管理和保存的成本都能得到極大的降低。
4、電子簽名和印章使用自動(dòng)留痕，易管理
電子合同簽署涉及的印章是線上生成的，每一次的線上使用均會(huì)自動(dòng)生成對(duì)應(yīng)的簽署日志，利用時(shí)間戳對(duì)簽署時(shí)間、內(nèi)容、操作人等操作細(xì)節(jié)均形成對(duì)應(yīng)的不可更改的操作日志，這種自動(dòng)留痕的技術(shù)手段，極大地降低了公章管理人私用公章的風(fēng)險(xiǎn)，即使仍存在私用信息進(jìn)行電子合同簽署的行為，電子合同簽署系統(tǒng)上自動(dòng)留痕的技術(shù)手段也對(duì)事后追究其責(zé)任也提供了充足的證據(jù)支持。
